産業廃棄物処理委託契約書の紛失時の対応

産業廃棄物処理委託契約書を紛失したらどうなる？

産業廃棄物処理委託契約書に限らず、契約書を紛失してしまった場合にはさまざまな問題が発生する可能性があります。ここでは、どのようなリスクが考えられるのかを考えていきましょう。

トラブル発生時の解決が困難になる

もし契約書を紛失してしまった場合に考えられるリスクのひとつが、万が一、何らかのトラブルが発生した場合に解決が難しくなる、という点です。

例えば、取引先との間でトラブルが発生してしまった場合には、通常は契約書を確認し、そこに記載されている内容に基づいた対応が行われます。このような点から、契約書にはトラブルが発生した場合の対応方法を記載しておくのが普通です。

しかし、もし契約書を紛失してしまい手元にない場合には、契約書に記載されている内容を確認することができないため、「契約書の内容に基づいた対応」が行えなくなります。こうなると、顧客との間で「言った」「言わない」という水かけ論になってしまうこともあり、トラブルを解決するための糸口が見えなくなってしまうケースもあるでしょう。

もし、契約書があり内容を確認できる場合には、自社に有利な形でトラブルへの対処を進めていけるケースもあるかもしれません。しかし、契約書の内容が確認できないことが原因でトラブル解決が難しくなってしまうリスクがあるだけではなく、自社にとって不利な条件を受け入れざるを得ない状況に陥ってしまう可能性も考えられます。

裁判になった際に不利になる可能性がある

上記のように、契約書がないと発生したトラブルの解決が困難になってしまう可能性があります。そして、そのトラブルが重大なものである場合には、紛争が起きてしまう可能性も考えられるでしょう。契約書は、このように紛争が発生してしまった場合にも重要な証拠となるものです。しかし、万が一契約書を紛失してしまった場合は、トラブルが裁判にまで発展してしまった際にも非常に不利な状況に陥る可能性も考えられます。

契約書がない場合には、もともとの取り決めがどのようになっているかを裁判所側が判断することができません。特に双方の主張が食い違ってしまった場合には、契約書がないと立証するのは困難であるといえるでしょう。自社にいくら正当性があったとしても、その正当性が裁判所に認定してもらえないという状況も考えられます。

また、証言は証人や発言の内容などによって変わってくる可能性があることに対し、書面は「動かぬ証拠」といえるでしょう。そのため、裁判では証拠書類が非常に重要となってきます。以上から、万が一トラブルが発生した場合のためにも契約書はしっかりと保管しておくことが大切であるといえます。

産業廃棄物処理委託契約書を紛失したらどうする？

委託契約書は契約満了後5年間の保存義務があることから、自社にてしっかりと管理を行う必要があります。しかし、何らかの理由により契約書を紛失してしまった場合には、下記のような対応を行いましょう。

範囲を広げて探す

契約書が見当たらない場合、まずは範囲を広げて徹底的に探してください。保管していた場所のみを探すのではなく、他の部署で使用していないか、保管庫の場所が変わっていないか、キャビネットの中に紛れ込んでいないかなどさまざまな可能性を考えて探すことが必要です。また、関連書類の中に紛れている可能性もありますし、社外にある可能性も考えて、範囲を広げて探すようにしましょう。

契約書のコピーを探す

契約書の原本を探す中では、コピーを保管していないかも確認します。コピーがあれば取り急ぎ契約内容については確認が可能になります。ただし、原本が見当たらない以上は情報が漏洩するリスクがあるため、引き続き捜索は行いましょう。

契約書のPDFを探す

また、契約書のコピーではなくPDFの形で保存されている可能性もあります。上記と同様に、PDFがあれば、取り急ぎ契約内容などの確認を行えるため、PDFが保存されていないかを確認してみてください。

相手先に再発行を依頼する

コピーやPDFも保存していない場合には、契約内容すら確認できない状況となってしまいます。このような場合には、取引先に再発行やコピーを依頼する方法もあります。

ただし取引先と協議の上で再発行する場合には、紛失した原本との優先劣後関係を明記する、収入印紙の貼り付けが必要な場合があるなど注意点もあります。また、再作成が難しい場合には、契約書のコピーを行い、原本証明を付してもらう方法も考えられます。

産業廃棄物処理委託契約書を紛失しないための防止策

契約書の紛失を防ぐためには、あらかじめ対策を行っておく必要があります。考えられる対策例としては、下記のようなものが考えられます。

一つの場所で管理を行う

契約書の保管を行う場合には、一つの場所で管理を行うというルールを決めておくことで紛失リスクを減らせます。逆に複数の部署などで管理を行なっている場合には、部署によっては保管時のルールにばらつきが生じるケースがあります。このような状況では管理が甘くなることも考えられ、紛失リスクにつながってしまいます。

また契約書を保管する場合には、保管場所を１か所にまとめた上で管理台帳を作成すれば、スムーズな管理につなげられるでしょう。

契約書の持ち出しを限定する

時には契約書を持ち出す必要が発生する場合もあります。しかし自由に持ち出せるようになっていると、万が一紛失した場合に誰が持ち出していたのか、どこに持っていったのかが全くわからなくなってしまいます。

このような紛失リスクを低くするためにも、閲覧記録簿を作成したり、保管庫へのアクセスを管理して限られた人のみが閲覧できるように、ルールをしっかりと決めて徹底する体制を整えることが必要といえます。

電子契約ができる管理ソフトを導入する

電子契約ができる管理ソフトを導入するのも一つの方法です。ソフトを導入して電子契約に切り替えることによって、紙の契約書を管理する必要がなくなります。契約書の情報をシステム上で検索ができ、そのまま内容の閲覧もできるため、紛失リスクへの対策が行えるメリットがあります。

産業廃棄物処理委託契約書を取り扱うなら、産業廃棄物処理専門のシステムを導入するのもおすすめ

契約書の管理を行う上では、紛失リスクの対策が大切です。どのような対策を行うかという点については、自社に合った方法を探すことが重要ですが、産業廃棄物処理委託契約書の管理を行う場合には、産廃ソフトの導入もおすすめです。

産廃ソフトとは企業における産業廃棄物の適正な処理につなげることを目的としたシステムですが、中には契約書管理の機能を備えたソフトも提供されていますし、電子マニフェストや顧客管理情報との連動もできるというメリットも得られます。

契約書の紛失リスクを抑え、さらに効率的な管理を行うためにも産廃ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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