産業廃棄物処理委託契約書の保管方法

産業廃棄物処理委託契約書とは

産業廃棄物処理委託契約書は、産業廃棄物の処理を業者に委託するときに交わされる書面です。排出事業者は、廃棄物の種類や量、委託する処理などを明らかにし、処理委託の契約を締結することになります。原則的には事業の代表者により契約が締結されます（工場長・現場事務所長に契約締結の権限が委任されているケースもあります）。

また、処理委託契約を結ぶにあたっては「処理委託契約の5原則」を知っておく必要があります。その内容は下記の通りとなっていますので、確認しておきましょう。

• 二者契約であること
  排出事業者は、収集運搬業者と処分業者それぞれとの契約を締結する
• 書面で契約すること
  口頭ではなく書面での契約を行う、変更が生じた場合も同様
• 必要な項目を盛り込むこと
  「廃棄物の処理及び清掃に関する法律」（廃掃法）の「施行令」及び「施行規則」に定められた項目を盛り込む
• 契約書に許可証等の写しが添付されていること
  契約する内容に該当する許可証などの写しを添付する
• 5年間保存すること
  契約終了の日から5年間保存する

産業廃棄物処理委託契約書保管のポイント

産業廃棄物処理委託契約書を保管する際のポイントは下記の通りです。

情報を電子化する

情報を電子化して管理を行うことによって、スムーズな管理につなげられます。例えば管理簿をExcelなどで作成しましょう。管理番号を振り、原本のファイルと紐付けすることで、必要な時にすぐ該当の契約書を見つけられます。

必要な書類のみを管理する

有効な書類のみを管理するのもポイントのひとつです。そのため、それぞれの書類の保管期限についても管理しておくことが大切です。ただし、契約書の場合過去の経緯から書類を保管しておきたいケースもあるでしょう。その場合には、保管期限内のものと混在しないように分けて保管するのがおすすめです。

書類の問い合わせ先も一緒に管理する

契約書を保管する場合には、相手の問い合わせ先についても一緒に管理しておきましょう。

場合によっては委託先との間に問い合わせ用の窓口が設置されている場合などもあります。問い合わせ先を一緒に記録しておけば、もし担当が変更になった場合や、いつもの担当者とは別の人が急遽連絡を取る必要が生じた場合にもスムーズに業務を進められます。

許可証を紐づけて管理する

委託契約書と許可証は紐付けして管理を行っておきましょう。この部分の管理がバラバラになってしまうと、「この許可証はどの契約のものなのか」が後からわからなくなってしまう可能性もあります。この点から、1つの契約書に関わる委託先の許可証については、会社ごとにまとめて管理しておくと良いでしょう。

産業廃棄物処理委託契約書を管理するために産廃ソフトを導入するのもおすすめ

産業廃棄物処理委託契約書の管理方法についてご紹介してきました。産業廃棄物処理委託契約書は5年間の保管義務があること、また後から確認する必要がでてきた場合などに備えて保管方法について検討することが大切です。

産業廃棄物処理委託契約書を保管するにあたっては、産廃ソフトを使用するのもひとつの選択肢です。産廃ソフトは、企業における産業廃棄物の適正な処理を行うことを目的としたシステムであり、中には契約書管理ができるソフトもあります。産廃ソフトは電子マニフェストと顧客管理との連動も可能であることからも、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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