産業廃棄物処理委託契約書の共有方法

そもそも契約書は必要？

産業廃棄物の処理を委託する場合には、「委託契約書」を締結する必要があります。

一般的な契約の場合、「契約自由の原則」という民法上の基本原則から、書面としての契約書作成は必ずしも義務ではありません。そのため、産業廃棄物処理を委託する場合にも「書面での締結をしなければならないのか？」と考える方もいるのではないでしょうか。

産業廃棄物処理の場合、廃棄物処理法にて「契約自由の原則」を一部制限する内容が規定されており、書面による締結が義務付けられている点に注意する必要があります。また、書面での契約締結は排出事業者の義務となっていますが、収集運搬業者や処分業者には書面での締結義務はありません。この点から、収集運搬業者や処分業者は必ずしも契約書を書面で持っておく必要はないということになります。

以上から、産業廃棄物処理の委託を行う場合には、契約書を作成した上で排出事業者は必ず原本を持ちますが、収集運搬業者や処分業者はコピーを持つ、という対応でも問題ありません（双方が原本を持つという形でも、もちろん問題はありません）。

このように、産業廃棄物の処理を委託する場合には、委託契約書の扱いに注意する必要があるといえるでしょう。

Excelやスプレッドシートで共有する

Excelやスプレッドシートを用いて契約書を管理する場合には、管理台帳の作成を行います。保管する契約書そのものは別途ファイルに収納してキャビネットなどに保管したり、電子データとして保存しておきますが、後から必要な契約書を探す際などに備えて、管理台帳が必要になります。

この管理台帳には、契約日や有効期限、担当者、保管場所などそれぞれの契約書を判別するための情報を一覧にまとめておくことにより、後から「この契約書を確認したい」という状況になった時にすぐに探し出せます。また、契約書ごとに整理番号を振り、管理台帳に記載しておけばスムーズに保管している場所にアクセスできるでしょう。万が一何らかのトラブルが発生した場合にもすぐに契約内容を確認できるため、スピーディーな対応が可能になります。

Excelやスプレッドシートで産業廃棄物処理委託契約書を共有するメリット

Excelやスプレッドシートを用いて産業廃棄物処理委託契約書の管理を行っていく場合には、下記のメリットが挙げられます。

• 低コストでの導入が可能、即日管理に着手できる
• 項目や関数など自由にカスタマイズできる

Excelは多くの会社が業務で普段から使用していますので、新たに初期費用をかける必要がないケースも多いと考えられます。また普段から使用しているのであれば、あらためてPCにインストールする必要がなく、すぐに管理に着手できる点もメリットのひとつです。

さらにExcelの操作に慣れている人がいれば、ソフトの使用方法についての教育コストも必要ありませんし、エクセルの場合には項目の設定や関数を使用するなど自由にカスタマイズできる点もメリットといえます。カスタマイズの費用もかかりませんし、関数を使用すれば高度な管理が可能となるでしょう。

Excelやスプレッドシートで産業廃棄物処理委託契約書を共有するデメリット

産業廃棄物処理委託契約書をExcelやスプレッドシートで管理する場合、下記のようなデメリットが考えられます。

• 契約更新や期限の管理がしにくい
• 見やすい台帳を作成するのが難しい
• 入力の手間がかかる
• セキュリテイ対策がしにくい

まず、Excelやスプレッドシートにはアラートによって通知する機能やダッシュボードでの自動表示などの機能がないため、期限などの見落としが発生する可能性もあり、管理がしにくいと感じる面があるでしょう。

また見やすい台帳を作るのが難しい点や、契約書の数が多い場合は入力に時間がかかる点、そして複数メンバーでの共有にあたってセキュリティ対策がしにくい点もデメリットとして挙げられています。

契約書管理システムで共有する

契約書管理システムで産業廃棄物処理委託契約書を共有するメリット

産業廃棄物処理委託契約書の共有にあたり、契約書管理システムを活用するのも選択肢のひとつです。その場合のメリットには下記のような点が挙げられます。

• 契約書や関連の書類を一元管理できる
• 期限などについてアラートの設定が可能
• 閲覧権限を付与することで複数人との共有も可能

まず、契約書だけではなく関連書類まで一元管理を行えるため、効率的な管理を実現できるでしょう。さらに、期限などを設定する必要がある場合にも、契約書管理システムを使えば容易にアラートなどを設定でき、見落としや作業の漏れなどが発生しにくい点もメリットです。

加えてシステムの利用によって閲覧権限を付与できることから、セキュリティ面から考えた場合にもメリットが大きいと考えられるでしょう。

契約書管理システムで産業廃棄物処理委託契約書を共有するデメリット

契約書管理システムを用いて共有する場合のデメリットとしては、下記のような点が考えられます。

• 使用方法に慣れるまで時間がかかることがある
• 自社に合ったシステムを選択する必要がある

契約書管理システムには多彩な機能が搭載されていることから、使いこなすには時間が必要なケースもあるでしょう。この点から、システムを導入する場合には操作性や使いやすさについてあらかじめ確認した上で導入することが大切です。

また、システムを選ぶ場合大切なのが、自社に合った製品を選ぶこと。自社で求める機能が搭載されていなければ導入した意味がなくなってしまうため、担当部署と打ち合わせを行い、必要とする機能の洗い出しを行った上で契約書管理システムを選定することがポイントです。

産業廃棄物処理委託契約書を社内共有するなら産廃ソフトの導入がおすすめ

こちらの記事では、契約書管理についてExcelやスプレッドシートで管理する方法と、契約書管理システムを使用する方法についてそれぞれメリット・デメリットをまとめてきました。

産業廃棄物処理委託契約書を効率的に管理したいと考えている場合には、産廃ソフトの利用もおすすめです。産廃ソフトとは企業における産業廃棄物の正しい処分につなげることを目的として提供されているシステムですが、その中には契約書管理を行うための機能を備えている製品もあります。また、産廃ソフトであれば電子マニフェストや顧客管理情報との連動が可能というメリットもありますので、ぜひ導入を検討してみることがおすすめです。

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